Avvocati, avete pensato a come archiviare e-mail, pec e documenti depositati in giudizio, in modo che conservino valore legale?

Vi è mai successo di dover rintracciare in pochi minuti una data di deposito o di dover recuperare il testo di un atto? Certamente sì. E forse vi siete dovuti scontrare con un sistema di archiviazione, diciamo, obsoleto!

La questione della archiviazione legale di mail e pec e quindi di protocollazione dei documenti perché essi mantengano nel tempo valore legale è una questione destinata ad imporsi.
Attualmente in ambito legale non vi sono norme ad hoc; ma si segue la normativa generale introdotta dal Codice dell’amministrazione digitale e dal conseguente decreto del presidente del consiglio dei ministri , attuativo del punto specifico, di dicembre 2013. (http://www.agid.gov.it/faq/obblighi-la-conservazione-documenti-informatici-fiscali)

Nello studio legale… Con l’avvento del deposito e delle notifiche telematiche nei processi telematici (civile, amministrativo e tra poco anche tributario!), la gestione dei documenti elettronici è divenuta più importante di quella dei rispettivi cartacei, che sono ora declassati alla sola rappresentazione cartacea degli originali.

Conseguentemente ha assunto particolare rilevanza nello studio il fascicolo elettronico che ha ora il compito di custodire nel tempo i documenti.
E’ importante che l’archiviazione sia completa ma efficiente e che il tempo dedicato non appesantisca il work flow di studio. Accade al contrario che l’archiviazione elettronica nei fascicoli costringe l’operatore a copiare i documenti da programmi diversi con un notevole dispendio di energie e con il rischio di sbagliare.
La soluzione di Cicero. In Versari lavoriamo in modo che il software di gestione Cicero copra ogni necessità dello studio legale con una funzionalità efficiente e semplice da attuare. Per quanto riguarda la conservazione documentale, Cicero permette allo studio di gestire tutti i documenti provenienti da scanner, fax, mail o pec in modo semplice e veloce.
Le email o pec inviate vengono automaticamente inserite nella pratica, azzerando l’attività di archiviazione; per la posta in arrivo il software propone automaticamente la pratica in cui il messaggio dovrebbe essere archiviato, con un risparmio di oltre il 65% del tempo.

L’attività di classificazione dei messaggi è totalmente automatica e la ricerca dei documenti risulta così facile e veloce. Dopo averli visualizzati, è possibile stamparli, salvarli o allegarli ad un messaggio di posta.

I documenti provenienti dallo scanner posso essere rinominati, classificati e salvati nella pratica con un’unica operazione, con un risparmio del 50% del tempo.
Il tempo è prezioso e Versari ti aiuta a valorizzare il tuo!

 

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